Community: nieuws en blogs

Efficiënt vergaderen: hoe doe je dat?

6 augustus 2021 | Alle locaties

”If you can’t feed your team with two large pizzas in a meeting, you’re in trouble.” – Jeff Bezos

Vergaderen, vergaderen, vergaderen: sommigen krijgen er geen genoeg van, anderen hebben er een bloedhekel aan. Tot welk kamp jij ook behoort, meetings zijn een onontkoombaar deel van ons werkleven. Daarom zorg je er maar beter voor dat deze momenten efficiënt verlopen en meerwaarde bieden: we komen tenslotte maar al te vaak uit meetings die als tijdverlies aanvoelen. En da’s slecht voor de motivatie!

In dit artikel gaan we dieper in op het concept ‘vergaderen’. We delen de belangrijkste do’s en don’ts voor een productieve meeting mee en verklaren waarom we zoveel nood hebben aan ‘topless vergaderen’. Verder geven we een format mee om jouw meetings vlot en gestroomlijnd te laten verlopen. Afsluiten doen we met wel 10 redenen om voor een vergaderzaal van Greenhouse te kiezen! Heb je erna nog vragen voor ons – of wil je onze vergaderzalen graag eens van dichterbij bekijken? Dat kan: we geven jou graag een gratis rondleiding in een hub naar keuze. Tot snel?

 

‘Vergaderen’: drie do’s en don’ts

Boardroom in Antwerp Boardroom in Antwerp

Je kan er zeker van zijn: in elke organisatie leven er frustraties wat meetings en vergaderen betreft. En da’s niet zo heel gek: we hebben allemaal een andere manier van werken en communiceren, wat in een vergadering des te meer wordt blootgelegd: misschien hou jij wel van to the point en strakke meetings – terwijl die ene collega die vergadering bekijkt als een manier om te connecteren. Geen van beide is fout, maar wanneer ze onuitgesproken samenkomen, kan dit leiden tot frustratie en onbegrip.

Wij geven alvast drie van de grootste do’s en don’ts mee om in het achterhoofd te houden. Deze tips zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen met dezelfde verwachting de meeting instapt – en zo hopelijk met de gewenste resultaten weer vertrekt. Hier gaan we!

DO: geef duidelijkheid over de meeting

Zorg ervoor dat je met concrete doelstellingen en agendapunten in de meeting stapt – en dat iedereen op de hoogte is van de (individuele) verwachtingen.

DON’T: iedereen in het team automatisch uitnodigen

Hoe vaak heb jij al in een meeting gezeten waar je eigenlijk niet veel meerwaarde had? Klopt: te vaak. Wanneer je je team uitnodigt voor een meeting, kijk je daarom best even naar de profielen die je nodig hebt – en naar degenen die je niet écht nodig hebt. Liever een ultraproductieve meeting met drie kernfiguren, dan een slome vergadering met het volledige team.

DO: zorg voor een secretaris en een verslag

Een meeting is pas productief wanneer iedereen de (digitale) ruimte verlaat met een helder hoofd en duidelijke resultaten of afspraken. Een secretaris kan daar al bij helpen: deze krijgt de verantwoordelijkheid om de meeting kort en bondig samen te vatten op het einde van de rit, zodat iedereen – ook degenen die niet aanwezig waren – precies weet wat er gezegd is en wat er concreet van hen verwacht wordt.

DON’T: een vergadering organiseren om bij te praten

Wanneer meetings de enige momenten zijn waarop je je collega’s ziet, durven deze al eens te evolueren tot een gezellig bijkletsmoment. Allemaal goed en wel, en goed voor de teamspirit, maar hier zijn andere gelegenheden voor. Wees dus kritisch over het onderwerp van de meeting en stel in functie hiervan concrete doelen en agendapunten op. Merk je moeilijkheden op om deze te noteren? Dan is de meeting waarschijnlijk niet nodig – en heb je misschien eerder nood aan een gezellige koffieklets.

DO: stel regels en verwachtingen per vergadering op 

Niks zo frustrerend als een meeting waarvan de helft niet actief deelneemt. Daarom maak je best aan het begin van de meeting duidelijk waar jij nood aan hebt. Geef enkele regels mee (geen gsm gebruik, bijvoorbeeld) waarvan jij verwacht dat ze gevolgd worden en geef ook de individuele verwachtingen mee: zo vermijd je dat je collega’s afdwalen of er passief bijzitten.

DON’T: geef de leiding niet steeds aan dezelfde persoon, maar kies voor roterend voorzitterschap

In elk team heb je wel iemand in wiens aard het zit om de leiding te nemen. De kans is dan groot dat deze persoon ook automatisch de leiding neemt tijdens meetings. Handig is dat zeker, maar het zorgt ervoor dat andere mensen zich zullen schikken in een passieve rol. Werk daarom met een roterend systeem voor voorzitters – en geef iedereen de kans om de leidersrol op te nemen. Dit zorgt niet enkel voor meer dynamiek in je meetings, maar zorgt er ook voor dat er meer evenwicht in het team is.

 

Hoe vergaderen we in 2021 en waar hebben we nood aan?

We doen het ondertussen al bijna anderhalf jaar: vergaderen via videocall vanuit onze eigen zetel. En dat begint voor veel mensen door te wegen. Niet alleen is het bewezen dat onze hersenen harder moeten werken om digitale lichaamstaal te vertalen, het is ook gewoon vermoeiend om volledige dagen via een schermpje te communiceren. Daarnaast zorgde het verplichte thuiswerk ook voor een serieuze stijging van meetings om zaken af te kloppen, terwijl dit in ‘normale’ omstandigheden snel face to face zou gebeuren.

“I survived another meeting that could’ve been an email”

Veel frustratie dus – en nog meer vermoeidheid en tegenzin wat vergaderingen betreft. We hebben nood aan een frisse wind in het meetinglandschap, waardoor we weer met goesting een meeting room kunnen binnenstappen. En nu de cijfers de goeie kant lijken op te gaan – en we binnenkort weer naar kantoor zullen mogen om die meetings ‘in ’t echt’ te laten plaatsvinden, lijkt die frisse start nabij.

Vergaderen in Greenhouse Mechelen Vergaderen in Greenhouse Mechelen

Maar hoe ga je van anderhalf jaar digitaal vergaderen terug naar ‘real life’ meeten? Wel, wij vroegen even rond en kwamen uit op deze – niet zo heel verbazingwekkende – conclusie: mensen hebben nu meer dan ooit nood aan ‘topless’ meetings. Oftewel: zo ver mogelijk wegblijven van gsm- en laptopgebruik wanneer het niet écht nodig is, en focussen op de driedimensionale, echte, personen die zich in dezelfde ruimte bevinden. Niet gepixeld of frozen, dit keer.

Er was nog nooit zoveel nood aan ‘topless’ vergaderen

Topless vergaderen, waarbij gsm’s, tablets en laptops verbannen worden uit de vergaderruimte, is geen nieuw verschijnsel. De hedendaagse nood hieraan, die is wél nieuw. Dat komt omdat we bijna anderhalf jaar lang geleefd hebben via onze gsm, tablet of laptop – en da’s iets waarvan we willen wegstappen.

Daarnaast weten we het allemaal: een meeting waarbij je gsm naast je ligt, da’s een vergadering waarbij je grotere kans hebt om afgeleid te raken. Dat ding licht immers tig keer per uur op, en misschien heeft iemand je wel erg dringend nodig?

Bovendien is het ook bewezen dat, wanneer je met je laptop notities neemt, je minder meekrijgt van de essentie van de meeting. Aan recordtempo noteer je klakkeloos wat je hoort, zonder écht te luisteren.

Greenhouse Antwerp Greenhouse Antwerp

Wanneer je handmatig notities neemt, gaat dit stukken trager, wat je dwingt om meteen de essentie uit de meeting te filteren. Digitale toestellen tijdens een meeting zijn daarom niet altijd slecht, maar het is belangrijk om goed na te denken over hun belang: zijn ze wel echt nodig? Kunnen we niet gewoon schrijven op ‘oldschool’ papier? Wat is het doel van deze meeting en wat hebben we er écht voor nodig?

 

De meeting room Waits in Greenhouse BXL De meeting room Waits in Greenhouse BXL

Vaak zal je merken dat er geen gsm, tablet of laptop nodig is – en dat je tijdens de vergadering vaak al voldoende hebt aan pen, papier en de volledige aanwezigheid en focus van je collega’s.

Da’s nog een laatste voordeel aan topless meetings: wanneer er geen toestellen aanwezig zijn, is er meer focus. Iedereen zit nu voor de volledige 100% in de meeting en zal de focus beter kunnen verdelen. Da’s niet enkel positief voor de resultaten en het behalen van de opgestelde doelen, maar helpt ook om opnieuw die connectie te maken met jouw collega’s.

Enkele tips om je vergadering gestroomlijnd te laten verlopen

Preparation Preparation

Komt er binnenkort een belangrijke vergadering aan en wil je deze zo vlot en productief mogelijk laten verlopen? Dan is het slim om deze goed voor te bereiden. Niet alleen toon jij als organisator zo aan dat je weet waarmee je bezig bent, het zal ook zorgen voor meer actieve deelname en een algemeen positiever gevoel over het moment – ook bij diegenen die niet graag vergaderen.

#1 Weet wat voor vergadering je organiseert en communiceer dit

Dient jouw meeting om te brainstormen, informatie te delen, instructies te communiceren of knopen door te hakken? Het is belangrijk om aan te geven waar de deelnemers van de vergadering zich aan kunnen verwachten. Zo kunnen zij zich optimaal voorbereiden – en stappen ze met de juiste mindset de vergaderruimte binnen. Weten waar je aan toe bent is niet alleen goed voor het vlotte verloop van de meeting, maar zal ook betere resultaten opleveren. Op een actieve brainstorm moet je je tenslotte meer voorbereiden dan op een informatieve meeting waar je enkel moet luisteren.

#2 Zorg voor goede structuur en voorbereiding

Stel voor jezelf een uitgebreide agenda op met bepaalde punten en doelstellingen. Zo vermijd je dat je teveel afdwaalt of je kluts kwijtraakt tijdens het faciliteren. Daarnaast is een structuur ook bijzonder aangenaam voor de deelnemende partijen: zij weten zo waaraan ze zich kunnen verwachten, waardoor ze actiever zullen participeren.

#3 Timeboxen: streng, maar rechtvaardig

Om aan je structuur vast te kunnen houden, is het belangrijk om te timeboxen. Geef voor elk onderwerp aan hoe lang de deelnemers hebben om erover na te denken/te praten en laat weten wanneer de tijd bijna op is. Timeboxing klinkt soms vervelend, maar zal ervoor zorgen dat je op korte tijd meer zal bereiken. Daarnaast zorgt strakke timeboxing ook voor meetings die netjes op tijd afgerond worden – en geen uren uitlopen.

#4 Spreek collega’s aan wanneer ze niet actief deelnemen 

Wanneer je tijd steekt in het voorbereiden van je meeting – en je hebt concrete antwoorden nodig, dan verwacht je dat iedereen in de meeting actief deelneemt. Merk je toch dat een bepaalde collega niet deelneemt zoals gehoopt? Spreek die er dan zeker over aan: doe je dit niet, dan zal je enkel gefrustreerd raken, wat ook jouw eigen productiviteit teniet zal doen.

#5 Eindig de vergadering met concrete next steps

Niets zo vervelend als een meeting vaag beëindigen. Zorg er daarom voor dat elke deelnemer precies weet wat de next steps zijn: laat de secretaris de taken per persoon ergens centraal neerpennen en bepaal samen een deadline per persoon om die taken af te werken.

 

10 voordelen van vergaderen bij Greenhouse

Ondertussen heb je al een redelijk concreet idee van hoe een goede en gestructureerde meeting eruit ziet. Er is nog slechts één ding om rekening mee te houden: location, location, location. Het is bewezen dat een verandering van omgeving wonderen kan doen voor de productiviteit en concentratie – en dat weten wij bij Greenhouse maar al te goed.

Wij bieden dan ook een divers spectrum aan meeting rooms aan, elk met hun eigen specifieke eigenschappen. Vergaderen in klein gezelschap of met het volledige bestuur? Wij hebben vergaderzalen voor beide – en alles daartussen. Welke vergaderzaal jij ook kiest, je kan altijd rekenen op de volgende 10 voordelen.

 

Hoogkwalitatieve meeting rooms voorzien van alle comfort en (IT-) materialen

CCR meeting room in Greenhouse BXL CCR meeting room in Greenhouse BXL

De grootste frustratie tijdens een meeting? Da’s met stip het niet functioneren van de nodige infrastructuur. Hoeveel kostbare minuten heb jij zoal verloren door het worstelen met de aansluiting tussen laptop en groot scherm of het zoeken van de juiste WiFi? Klopt: heel wat.

Bij Greenhouse hoef jij je hier geen zorgen over te maken. Onze infrastructuur is van hoogstaande kwaliteit zodat we jou de meest comfortabele meeting ervaring kunnen garanderen. En moest er toch iets niet werken, dan zijn onze Hospitality Assistants bereikbaar om je bij te staan.

“Qua design en gebruiksvriendelijkheid hebben we enkel maar positiefs te vertellen. Alles zag er tot in de puntjes verzorgd uit, en het design en de inrichting was erg aangenaam en rustgevend. Ook qua beschikbaar materiaal en zaken zoals stopcontacten hadden we niet te klagen: alles in Greenhouse is duidelijk geïnstalleerd met het comfort van elke gast in het achterhoofd.”Telenet

 

Aandacht voor duurzaamheid en welzijn

Heftige meetings hebben grote invloed op je mentale draagkracht. Hoewel we je daar niet mee kunnen helpen, kunnen we er wel voor zorgen dat jij je fysiek helemaal in orde voelt. Dat doen we door enkel duurzaam en hoogkwalitatief kantoormeubilair in huis te halen. Zo zorgen we ervoor dat jij comfortabel kan vergaderen, zonder ook nog eens met nek- of rugpijn te moeten worstelen.

Het welzijn van onze bezoekers staat altijd op de eerste plek: het is dan ook onze verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat elk Greenhouse member zich volledig op ‘t gemak voelt. Dat doen we door duurzame en comfortabele werkplekken aan te bieden: denk aan ergonomische stoelen, slimme luchtcirculatie, veel groen in de buurt, een overvloed aan daglicht, enzovoort. Want hoe blijer dat lichaam, hoe beter je dat hoofd aan het werk kan zetten!

Lees hier waarom comfort tijdens een vergadering belangrijk is

 “We maken graag gebruik van de boekingsmogelijkheid om een vergaderzaaltje te huren. Ik persoonlijk werk het allerliefst aan de verschillende bureaus die je eenvoudig in hoogte kan verstellen: zo kan je afwisselen tussen zitten en staan wanneer je wil. Gezond voor het lichaam én goed voor het brein!”Solventure

 

Greenhouse members meeten 2u per dag gratis

Video opname boardroom Video opname boardroom

Ben je lid van Greenhouse? Dan kan jij elke dag twee uur lang gratis gebruik maken van onze vergaderruimtes. Het enige wat jij moet doen, is de vergaderzaal naar keuze op tijd reserveren – en dan kan jij erna in alle rust en comfort je vergadering organiseren. En dat is slechts één van de vele voordelen waar je je als Greenhouse member op kan verlekkeren…

“Natuurlijk is locatie niet alles: ook de setup van jullie coworking konden we sterk appreciëren. Bovendien kregen we ook de mogelijkheid om dagelijks een vergaderzaal te gebruiken – wat alweer een extra troef was voor ons. We dachten niet langer na dan noodzakelijk – en tekenden voor coworkingabonnementen bij Greenhouse Antwerp.”Pi Life Sciences Consultancy

 

Aanwezigheid van een hospitality team voor al jouw vragen en wensen

Meeting room bij Greenhouse geboekt, maar merk je dat jouw vergadering toch om een extraatje vraagt? Of zit je nog met vragen voor de aanvang van jouw meeting? Geen probleem: elke Greenhouse hub heeft een Hospitality Assistant klaarstaan om jou zorgeloos je meeting in te sturen. Stel hen gerust al jouw vragen!

Een vraag? Get in touch!

“Alles bij Greenhouse is geregeld met ons comfort in het achterhoofd. De uitstekende service, bijvoorbeeld: de Hospitality Assistants zijn altijd behulpzaam én vriendelijk, maar ook de extreem nette omgeving hoort hier bij.”Four Eyes

 

Gratis koffie, thee en water

Four Eyes in Greenhouse Mechelen Four Eyes in Greenhouse Mechelen

? – Twaalfde Man Media

Sommige zaken zouden een basisrecht moeten zijn. Naast water, vinden wij dat koffie (en thee) daar absoluut bij horen. Zeker in een professionele omgeving kan een goede tas echte koffie gewoonweg niet ontbreken. Wanneer je Greenhouse kiest als uitvalsbasis van jouw meeting, kan je wat dit betreft op beide oren slapen: wij bieden gratis koffie, thee en water aan voor al onze bezoekers.

“Wij hebben op zich niet veel nodig – en wat we nodig hebben, da’s aanwezig: een laptop, internet, stroom en koffie. Trouwens, de koffie bij Greenhouse valt enorm in de smaak!”DWS

 

Uitgebreide cateringformules op maat van jouw noden

Sommige meetings vragen om nét dat beetje meer. Misschien duurt jouw vergadering een hele dag – of misschien ontvang je belangrijke personen die je in de watten wil leggen. Wat de reden ook is, iedereen wordt instant gelukkig van een goede maaltijd. En dat weten wij als geen ander! Daarom kan je in Greenhouse Antwerp tevens terecht met al jouw cateringnoden. Van verschillende drankjes tot een assortiment broodjes tot een volledige en uitgebreide maaltijd: wij regelen het van A-Z.

Ontdek onze cateringmogelijkheden

“Naast het fijne design en comfort van de Boardroom, zijn er nog een aantal extraatjes die Greenhouse aanbiedt. Het doel van Greenhouse lijkt hier altijd te zijn: ervoor zorgen dat onze meetings, hoe lang of kort die ook zijn, zo vlot mogelijk te laten verlopen. Broodjes, versnaperingen, drank, een volledige lunch, … noem maar op: als we ernaar vroegen, werd het met een glimlach voor ons voorzien.”Atlas Copco

 

Uitstekende bereikbaarheid en parking

Niks zo vervelend als een uur in de file moeten staan op weg naar je vergadering – en dan nog eens een uur verwoed naar parking te moeten zoeken. Da’s nefast voor je humeur – wat zich ongetwijfeld zal uiten tijdens je meeting zelf.

Parking in Greenhouse Mechelen Parking in Greenhouse Mechelen

Om deze frustraties in de mate van het mogelijke te beperken, plaatsten we ons drie hubs op uiterst bereikbare verkeersassen. Daarnaast hebben al onze hubs ook voldoende parkeermogelijkheden in de buurt, zodat je geen kostbare tijd verspilt met vruchteloos toertjes rijden in de buurt.

“Maar het allergrootste voordeel van Greenhouse Antwerp? Dat is, voor mij persoonlijk, de ligging. Je bent meteen op de autostrade, maar in de nabije omgeving vind je ook toffe koffiebarretjes of restaurantjes – allemaal op wandelafstand. Tip: Koffiebar Basiel is mijn persoonlijke go-to voor een speciale koffie of lekker slaatje!”Solventure

 

Gebruik van coworkingruimte voor of na de meeting

Jouw tijd is uiterst waardevol – en dat weten wij maar al te goed. Wij helpen je dan ook graag met het nodige timemanagement wanneer je een meeting bij Greenhouse organiseert. Zo kan je met een dagpasje de rest van je dag in onze coworkingruimte verder werken – en hoef je niet meteen na je meeting  weer de baan op.

Coworking bij Greenhouse: wat moet jij weten?

“Tot hiertoe kan ik alleen maar positiefs vertellen. Het feit dat de hubs 24/24 open zijn is voor mij een gigantisch pluspunt: ik kan ‘s middags meetings hebben en ‘s avonds op ‘t gemak en ongestoord verder werken in de coworking space – tot wanneer ik zélf zeg dat het genoeg is.”Narcisse

 

Je huurt zoveel meer dan een vergaderzaal

Wanneer je bij Greenhouse een meeting room huurt, dan is onze straffe infrastructuur slechts het begin… Want bij het boeken van een vergaderruimte in onze gebouwen, kan jij bovendien altijd rekenen op die professionele vibe waar we zo trots op zijn.

Greenhouse BXL vibe Greenhouse BXL vibe

Onze hubs zijn tiptop in orde, van al het nodige voorzien én komen allemaal met hun eigen, unieke atmosfeer. Met andere woorden: wanneer jij jouw klanten ontvangt in één van onze prachtige gebouwen, maak jij gegarandeerd een vakkundige indruk. Zo zorgen we ervoor dat jij niet enkel die vierkante meters huurt, maar in dezelfde beweging ook een professionele omgeving en rustgevende sfeer. Da’s een belofte.

“Greenhouse was eerder al een gekende partner bij Telenet: ze zitten al een hele tijd in ons systeem en ook in het verleden hebben we al vergaderzalen in hun hubs geboekt. We zijn ook van plan om dit te blijven doen in de toekomst, omdat Greenhouse heel wat grote en interessante troeven in handen heeft: de aangename omkadering, het vriendelijke onthaal, de goede communicatie en verschillende gelegenheden tot parkeren, zijn daar bijvoorbeeld de grootste voorbeelden van.”Telenet

 

Flexibiliteit troef: je huurt waar jij nood aan hebt

Elke meeting is anders en heeft bijgevolg een ander tijdslot nodig. Sommige vergaderingen duren een volledige dag, terwijl je bij andere meetings voldoende hebt aan een uur. Zoals eerder vermeld, kan elk Greenhouse member twee uur per dag gratis gebruik maken van een van onze vergaderzalen, maar dat is niet alles. Je kan daarnaast ook opteren voor een tijdslot van een dag, een halve dag – of simpelweg per uur boeken.

Zo kies jij volledig zelf waar, wanneer én hoe lang je vergadert, zonder gedoe. En dat telt trouwens ook voor de capaciteit van onze vergaderzalen: jij vertelt ons met hoeveel mensen je langskomt – en wij helpen je dé perfecte vergaderzaal in functie van je gezelschap te kiezen. Onverwachts toch meer of minder volk dan verwacht? Dan doen we er alles aan om je te verplaatsen naar een meer gerieflijke meeting room. Flexibiliteit troef, weet je nog?

Kies uit 31 meeting rooms en 3 locaties

“De vergaderzalen die ons werden toegewezen voor onze opleidingsdagen, daar ontbrak niets aan qua comfort. Oorspronkelijk hadden we de kleine zaal geboekt, maar deze bleek net iets te klein in functie van de huidige afstandsregels. Daarom stelde Greenhouse zeer flexibel voor om de gekozen meeting room om te boeken naar de grotere zaal ‘Novigo’.”Telenet

 

Meer weten over meeten en vergaderen bij Greenhouse?

Aarzel niet om ons te contacteren. Wij nemen je graag mee op een gezellige rondleiding langs al onze verschillende meeting rooms, zodat jij uit eerste ervaring kan beleven hoe vergaderen er bij ons aan toe gaat. Tot snel?

Greenhouse BXL
Greenhouse BXl
Coworking in Greenhouse BXL
Auditorium
Flexible meeting rooms in Greenhouse BXL
Greenhouse Antwerp
Terras van Greenhouse Café in Antwerpen
Coworking Greenhouse Antwerp
Coworking
Evenement in Greenhouse Café in Greenhouse Antwerp
Boardroom
Opname in Greenhouse Mechelen
Phone booth - belbubbel
Four Eyes in Greenhouse Mechelenn
Co-working conference