Community: nieuws en blogs

Het perfecte evenement organiseren: hoe doe je dat?

19 oktober 2021 | Alle locaties

Bij het organiseren van een evenement – of dit nu een kleinschalig event voor een man of tien is, of een monsterevent voor een publiek van duizend – zijn het altijd dezelfde zaken waarmee je rekening moet houden.

Toch een klein stresske en weet je niet goed waar te beginnen? Wij geven je een handige leidraad mee, die jou van A-Z zal begeleiden voor, tijdens en na jouw evenement. Heb je toch nog nood aan een extra helpende hand? Dan staat Greenhouse je graag bij. Handig, toch?

 

Voor het event

Drie zaken om over na te denken voor je begint te plannen

Eerst leren kruipen voor je probeert te lopen, zeggen ze weleens. Een waarheid als geen ander, en dat geldt ook voor het organiseren van een evenement. De kans is groot dat je staat te trappelen om aan ‘de leuke dingen’ te beginnen, maar begin toch eerst met het uitwerken van de drie fundamenten van je evenement.

#1 Doel van het evenement

‘Hoe’ je een evenement organiseert, dat is één ding. Maar de ‘waarom’, dat is nog veel belangrijker. Filter de belangrijkste doelstelling van jouw evenement uit al die zotte ideeën – en gebruik deze als kapstok voor al je beslissingen. Wil je meer naamsbekendheid? Organiseer je een congres? Wil je investeerders aantrekken of eerder voor hogere retentie zorgen met een spetterend personeelsfeest? Focus al je inspanningen op één doel – en je zal zien dat je evenement meer succes zal oogsten dan één met verschillende doelen.

#2 Doelpubliek 

Doel gedefinieerd? Dan is het nu tijd om die gastenlijst op te stellen. Let hierbij op: passen de mensen die we uitnodigen bij het doel van ons evenement? Kies je voor een interne of een externe doelgroep?

Een mooi voorbeeld: voor een personeelsfeest nodig je uiteraard al je collega’s en directieleden uit, maar horen de partners van de collega’s erbij?

Moeilijk om te beslissen wie een uitnodiging krijgt? Stel jezelf de vraag: wat verwacht ik van mijn genodigden? Waarom wil je dat deze mensen naar je evenement komen en wat hoop je er als resultaat uit te halen? Toets elke genodigde aan deze vraag af en je zal merken dat het heel wat eenvoudiger wordt om de juiste mensen uit te nodigen.

#3 Budget

Dan, de hamvraag: hoe passen de gekozen doelstellingen en doelpubliek in je budget? Zorg ervoor dat je, liefst tot op de euro, weet hoeveel budget jij in totaal hebt om dit evenement tot een goed einde te brengen. Zet dit algemeen budget in een flitsende Excel en let er goed op dat je elke uitgave – hypothetisch of al uitgegeven – goed opvolgt. Zo behoud je een goed overzicht en weet je precies waar die kostbare euro’s heengaan.

Twee handige tips om rekening mee te houden: houd een ‘rampenplan’ opzij voor moest er iets misgaan of iets duurder uitvallen. De meeste organisatoren rekenen hiervoor 15% van het totaalbudget. Als er dan iets mis gaat, zit je niet met de handen in het haar – en als alles vlotjes verloopt… heb je budget over. Win-win!

Vervolgens is het slim om te gaan zoeken naar gepaste sponsordeals om je budget de hoogte in te krijgen. Een logo hier of daar in jouw evenementenruimte kan al heel wat extra euro’s opleveren: hetzij in cold hard cash – hetzij in leuke extraatjes voor de genodigden, zoals goodiebags.

Heb je ervoor gezorgd dat deze fundamenten van je evenement stevig in de grond staan? Goed. Dan is het nu tijd om aan het uitvoerende werk te beginnen.

 

Kies dé perfecte datum

Greenhouse Mechelen Greenhouse Mechelen

Je wil geen tijd en geld in een evenement steken waar niemand komt opdagen.

Maar, ja. Hoe weet je nu wanneer jouw genodigden wel of niet beschikbaar zijn? Niet.

 

 

Maar je kan wel rekening houden met de volgende zaken:

  • Check de kalender van concurrenten en/of ga na wanneer andere grote evenementen plaatsvinden.
  • De zomermaanden lijken misschien interessant om een evenement te organiseren: het is mooi weer, mensen zijn vrolijker en grotere kansen om buiten iets te kunnen doen. Maar… de kans is ook groot dat jouw ideale doelpubliek zelf ligt te zomeren op een parelwit strand. Doe dus maar liefst niets in juli en augustus. En dit geldt ook voor de festivalperiode en de feestdagen.
  • EK, WK of ander groots sportevenement aan de gang? Plan je evenement dan niet op een dag van een match. Jouw potentiële bezoeker kijkt die match liever bij vrienden en familie, hoe groot jouw gehuurd scherm ook zal zijn.
  • Garfield was niet alleen: niemand houdt van maandagen. Het is dan ook niet aangeraden om op maandag iets te plannen. Kies voor jouw zakelijk evenement eerder voor dinsdag, woensdag of donderdag. Dat personeelsfeest is dan weer eerder voor op een vrijdag- of zaterdagavond.
  • Hou rekening met de leveranciers. Kijk na wanneer een druk seizoen eraan komt, bijvoorbeeld de kerstdagen, en plan hier rond. Je wil geen honderden euro’s extra betalen om ervoor te zorgen dat je nog een leverancier, fotograaf of cateraar te pakken krijgt tijdens deze drukke periode.

 

Ga op zoek naar dé perfecte locatie (wink, wink)

Een event in het atrium van Greenhouse BXL Een event in het atrium van Greenhouse BXL

Location, location, location. De plek waar jouw evenement zal plaatsvinden, is het visitekaartje van jouw dag. Je wil natuurlijk dat de uitstraling van je locatie matcht met de uitstraling van jouw evenement. Met andere woorden: je houdt geen gala in een scoutslokaal.

 

Enkele vragen om zeker te stellen:

  • Wat is de minimum- en maximumcapaciteit van de locatie?
  • Wat is de forfaitaire prijs van de locatie en welke kosten komen er nog extra bij (bijvoorbeeld op- en afbouw, annulatieverzekering, …)
  • Zijn er mogelijkheden tot catering? Moet deze in-house geregeld worden of mag je je eigen catering voorzien?
  • Van welke infrastructuur kan je gebruik maken? Is er stroomvoorziening, een keuken, IT-materiaal, een geluidsinstallatie, … ?
  • Hoe zit het met de parkeerplaatsen? Is de locatie goed bereikbaar – of kan je misschien een shuttledienst inhuren?
  • Is de locatie geschikt voor mensen met een beperking?
  • Hoe zit het met de aankleding? Wordt deze voorzien of moet je dat zelf regelen?
  • Zijn er extra diensten zoals security, schoonmaakploeg, enzovoort?

Denk na over de catering voor het evenement

Catering Catering

Liefde gaat door de maag – en dat is niet anders bij jouw gasten. Draai of keer hoe je het wil, op een evenement wordt er altijd wel iéts van eten verwacht. Je kan het eenvoudig houden met koffie, thee en een broodjesbuffet – of all the way gaan met een cateraar of traiteur.

Enkele zaken om goed over na te denken:

  • Gemak: zijn er geen tafels of zitplekken? Voorzie dan iets om te eten waar geen bestek voor nodig is en waar morsen geen (groot) probleem is. Liever geen taco’s, dus.
  • Verschillende dieetvoorkeuren: probeer voor iedereen wat te voorzien en denk ook aan die veggies en vegans. Wil je er zeker van zijn dat iédereen content is? Dan zal een glutenvrije/suikervrije optie vast ook gesmaakt worden.
  • Stijl: een hip event vraagt om een hippe hap. Kies dus eerder voor die leuke foodtruck in plaats van dat buffet met kouwe pla.
  • Het effect van de maaltijd: vindt er na het eten nog een belangrijke talk plaats? Kies dan liever voor een gezonde en proteïnerijke hap. Deze zal je gasten energie geven, waardoor ze niet indommelen na de maaltijd.

 

Vergeet de nodige eventmarketing niet

Event in greenhouse Antwerp Event in greenhouse Antwerp

Locatie geregeld, eten en drinken besteld en geboekt wat er nog geboekt moest worden? Fantastisch gedaan! Dan is ‘t nu tijd om ervoor te zorgen dat je doelpubliek ook effectief komt opdagen – en er idealiter écht naar uitkijkt.

Wij geven enkele budgetvriendelijke tips mee om toch het nodige publiek te bereiken.

  • Facebook en LinkedIn evenementen zijn zowel gratis als eenvoudig te maken en beheren. Maak daarom een leuk evenement aan en deel dit regelmatig op je sociale mediakanalen.
  • Beschik je over een website? Dan is het zeker een goed idee om het daar ook op aan te kondigen.
  • Heb je toch nog een budget over? Dan kan je een fijne, aparte eventwebsite maken. Het voordeel is dat je je gastsprekers een eigen ‘plek’ kan geven inclusief bio en dergelijke. Indien nodig kan je op je website ook een inschrijf- of ticketmodule integreren.
  • Het klinkt misschien gek, maar steeds meer (en meer) mensen zitten niet op sociale media. Zij hebben meestal wél een e-mailadres of een brievenbus. Denk daarom zeker ook aan een digitale of een papieren uitnodiging.

 

Een evenement organiseren in 2021: waar hou je rekening mee?

Sinds 1 oktober 2021 zijn de veiligheidsregels versoepeld. En dat is goed nieuws voor events: alle restricties voor events tot 500 personen binnen en 750 personen buiten zijn opgeheven.

Organiseer je een evenement binnen met meer dan 500 personen? Of staat er een ‘outdoor’ event op de planning met meer dan 750 man? Dan kan je kiezen om het event coronaproof te organiseren (met respect voor de afstandregels, hygiënische maatregelen, bubbels…) of gebruik te maken van het Covid Safe Ticket. Informeer je, in beide gevallen, tijdig wat daarvoor nodig is. Meer informatie vind je hier.

Welke maatregelen neemt Greenhouse? 

Het antwoord? Geen! De grootste eventruimtes die we aanbieden hebben een capaciteit tot 250 personen. Uiteraard zorgen we ervoor dat alle zalen spik en span voor je klaar staan!

Hybride events: een trend die zal blijven

Hybride evenementen zijn, heel eenvoudig gesteld, een mix van live en virtuele elementen. Je organiseert een live evenement, compleet met publiek, locatie, inhoud en meer – en voegt er vervolgens een virtueel component aan toe. Zo kan je publiek deelnemen aan het evenement, waar ze zich ook bevinden – maar kan je ook gastsprekers ‘ontvangen’ zonder dat ze er fysiek aanwezig moeten zijn.

Met andere woorden: hét perfecte evenement om te organiseren in onze huidige samenleving. Beter nog, ondanks wat veel mensen misschien denken, niet héél moeilijk om te organiseren. Augmented of virtual reality als flitsend extraatje is uiteraard fijn om aan te bieden, maar wordt zelden echt verwacht door jouw gasten. We beloven het je: je kan perfect een geslaagd hybride evenement organiseren met toegankelijke technologie waarvoor geen jarenlange ervaring en deskundigheid nodig is.

Het meeting center in Greenhouse BXL: dé perfecte locatie voor jouw hybride event 

En die toegankelijke technologie? Die hebben wij in huis in het knappe meeting center van Greenhouse BXL. Vraag daarbovenop de hulp van onze enthousiaste Hospitality Assistant voor begeleiding  – en jouw hybride evenement zal een groot succes worden.

Waar kan jij alvast zeker van zijn?

Flexible meeting rooms in Greenhouse BXL Flexible meeting rooms in Greenhouse BXL
  • Eventruimtes tot 250 personen
  • Schermen met touch functie (en touch pen) en geluid
  • Camera
  • Speaker
  • Microfoon (enkel in zaal Newton-Pasteur)
  • Ergonomisch (lees: zeer comfortabel) meubilair
  • Klimatisatie
Greenhouse BXL Greenhouse BXL
  • Veel daglicht
  • Snelle wifi
  • All-in koffie, water en thee
  • Catering (op aanvraag)
  • Ondersteuning van onze hospitality assistant: zij staat paraat voor al je vragen of zorgen voor, tijdens en na het event.
  • Voor of na het event geen tijd te verliezen? Reserveer een plaats in onze coworking space!

Tijdens het event

Vijf tips om het event zelf in goede banen te leiden

Alles geboekt en in kannen en kruiken? Dan hoef je enkel nog maar reikhalzend uit te kijken naar de dag van je evenement. Spannend!

Je draaiboek is je bijbel

Voor je draaiboek mag die control freak in jou helemaal loskomen. Graag, zelfs! Schrijf zo duidelijk mogelijk neer hoe jouw event eruit zal zien – hoe gedetailleerder, hoe beter! Vertrek vanuit het algemene programma, en denk van daaruit dieper na: wie moet waar klaarstaan om de gasten te ontvangen? Wanneer moet de catering aangestuurd worden? Om hoe laat wil je je team briefen?

Barman in Mechelen Barman in Mechelen

Een team om op te leunen

Zo’n evenement, dat organiseer je natuurlijk niet alleen. Betrek zeker alle collega’s in de begeleiding van het event en geef hen duidelijke taken: jij de catering, jij de gastsprekers en jij de ontvangst. Spreek iedereen aan (ook partners van je event of leveranciers) van wie je denkt dat ze een rol kunnen spelen in het begeleiden van je event.

Brief helder, kort en gestructureerd

Logisch, maar toch belangrijk om te vermelden: een evenement kan enkel vlot verlopen wanneer iedereen precies weet wat ze moeten doen op welk moment. En dat kan enkel aan de hand van een goede briefing met alle details per persoon. Zet zeker de nodige contactgegevens in de briefing voor moest er iets mislopen en deel je draaiboek uit: zo heeft iedereen die handige guidelines tijdens het verloop van de dag. En, hou het beknopt. Je wil niet dat je team halverwege je monoloog afhaakt.

Kassa Kassa

Rehearsal dinners zijn niet enkel voor trouwfeesten

Better safe than sorry, zeggen ze weleens. En ‘ze’ hebben gelijk. Neem de dag voor het evenement de tijd om op locatie te gaan kijken en door de volledige planning te gaan. Check geluid en beeld indien aanwezig en kijk of de keuken misschien toch niet veel te ver van de zaal ligt (als dat wel zo is, pas je je timings misschien best nog even aan). Ga op zoek naar bepaalde zaken die zouden kunnen misgaan: het is nu het moment om op voorhand al oplossingen te bedenken. You never know…

5. Ga frustratie uit de weg met duidelijke signalisatie  

Zeker nu in post-coronatijden, maar eigenlijk daarvoor al, is goede signalisatie op je evenement onmisbaar. Mensen raken gefrustreerd als ze de weg kwijtraken – en je wil enkel blije mensen ontvangen! Begin met signalisatie bij invalswegen en rond je locatie. Maar ga verder dan dat: signalisatie naar de toiletten, de verschillende zalen, de receptie, de eetruimte, enzovoort.

PS: die signalisatie is ook een slimme manier om partners of sponsors een plekje te geven. Win-win!

Zo! Nu is het tijd om dat evenement te laten knallen.

 

Na het event

Evalueer en leer

Oef. Klaar! Je evenement was een succes en je kan rustig onderuit zakken. Of… niet? Wel, (nog) niet helemaal:

  • Val niet stil op je online kanalen. Laat van je horen, bedank de aanwezigen en vraag naar feedback. Dat kan via sociale media – of via een korte enquête via mail, bijvoorbeeld. Als er foto’s en/of video’s zijn, is het aangewezen om deze te delen. Tag de aanwezigen en geniet na.
  • Verzamel de cijfers van het event: hoeveel aanwezigen zijn effectief komen opdagen en hoeveel niet? Was er te veel of te weinig eten/drank voorzien? Was de locatie misschien net te groot of te klein? Denk na over alles waar je budget aan hebt gespendeerd en schrijf neer wat de resultaten hiervan waren.
  • Alle cijfers, die je maar kon bedenken, vergaard? Top! Nu is het tijd om deze in een rapportje te gieten en te delen met iedereen die betrokken was. Deze informatie is leerrijk en behoorlijk onmisbaar voor het volgende evenement.

Alles gedaan? Dan mag je nu écht op je lauweren rusten. Proficiat met jouw – ongetwijfeld meer dan geslaagde – evenement! Enneuh… overweeg zeker Greenhouse als locatie voor de volgende editie.

Greenhouse als partner voor jouw evenement: drie locaties, 9 eventruimtes

Een bombastisch out of the box event met alles erop en eraan – of eerder een intieme gelegenheid voor een select publiek? Bij Greenhouse kan je de meest uiteenlopende events organiseren. Wij hebben tenslotte een interessant scala aan eventlocaties, die elk beantwoorden aan een andere nood en doelstelling. Wat onze evenementenruimtes wél gemeenschappelijk hebben:

  • Elke evenementenruimte is slim ingericht met aandacht voor ergonomie, technologie, klimatisatie en duurzaamheid. Comfort voorop!
  • Wanneer je een evenementenruimte boekt, kan je dit eenvoudig combineren met de huur van een meeting room of coworking. Zo combineer jij business met pleasure in een handomdraai, zonder teveel gedoe.
  • Een aantal event spaces zijn ingericht met veelzijdigheid in het achterhoofd. Zo hoef jij maar te vertellen wat het doel van je meeting is – en richten wij de ruimte in kwestie zo in dat deze er volledig aan beantwoordt. Een productlancering, een beurs, een bedrijfsfeest, een sollicitatiedag of iets anders? Jij vraagt, wij regelen.
  • Als laatste kan jij ook een beroep doen op andere Greenhouse diensten wanneer je een van onze evenementenruimtes boekt. Denk bijvoorbeeld aan kwalitatieve en gezonde catering op maat van jouw evenement.

Heb je nog andere wensen of vragen? Aarzel niet om onze Hospitality Assistants te contacteren. Zij zorgen ervoor dat er aan al jouw verwachtingen voldaan wordt.

 

Greenhouse BXL

Ben je nog op zoek naar een aangename en inspirerende eventlocatie voor een groot of klein evenement in Brussel? Greenhouse BXL beschikt over de ideale evenementenruimtes, indien gewenst inclusief catering:

Event in auditorium van Greenhouse BXL Event in auditorium van Greenhouse BXL
  • Het meeting center: een volledige vleugel en/of zalen die je apart kan huren.
  • Het auditorium: een ruime zaal met comfortabele zetels, ideaal voor events zoals conferenties, seminaries, presentaties, …
  • Het atrium: de perfecte evenementenruimte om gasten te ontvangen en te trakteren op een borrel.
  • De reception lounge: een prachtige glazen ruimte, ideaal voor evenementen zoals recepties, bedrijfsfeesten, lunches, …
  • Diverse cateringmogelijkheden: In het inhouse restaurant The Greenery kan je terecht voor ontbijt en lunchgerechten, zowel om mee te nemen als om ter plaatse van te genieten. Voor alle cateringwensen op maat van jouw event, van standaard tot zeer uitgebreid, kan je rekenen op de service van ISS. Alle mogelijke fomules vind je terug in het Foodbook.
Meer weten over evenementen in Greenhouse BXL? Contacteer ons!

Greenhouse Antwerp

Op zoek naar een comfortabele en stijlvolle eventlocatie voor een groot of klein evenement in Antwerpen? Bij Greenhouse Antwerp zit je goed:

  • De Boardroom: een indrukwekkende zaal met een lounge en bar. Ideaal voor de boeiendste vergaderingen en/of memorabele events.
    Probeer de virtual tour!
  • Diverse cateringmogelijkheden: Bij Greenhouse Café, het trendy inhouse restaurant, kan je terecht voor ontbijt en lunch. Beperkt in tijd? In de shop kan je kiezen uit dagverse takeawaygerechten. Ook cateringaanvragen worden met veel finesse verzorgd door het team van Greenhouse Café.
Meer weten over evenementen in Greenhouse Antwerp? Contacteer ons!

Greenhouse Mechelen

Ben je nog op zoek naar een comfortabele en inspirerende eventlocatie voor een groot of klein evenement in de omgeving van Mechelen? Greenhouse Mechelen heeft ideale, veelzijdige evenementenruimtes voor uiteenlopende evenementen:

Co-working conference Co-working conference
  • Novigo: een stijlvolle meeting room, ideaal voor meetings en/of events met veel deelnemers. Voeg het samen met Koneksa voor een grotere evenementenruimte.
  • Koneksa: een tijdloze vergaderruimte waar je ongestoord meetings en/of events kan organiseren. Voeg het samen met Novigo voor een grotere evenementenruimte.
  • Gastameco: een ruime vergaderzaal met veel lichtinval, ideaal voor inspirerende meetings en/of boeiende events
  • Diverse cateringmogelijkheden: Foodtruck, walking dinner of broodjeslunch? Onze Hospitality Assistant helpt je graag bij het vinden van een cateringpartner in de buurt.

 

 

Meer weten over evenementen in Greenhouse Mechelen? Contacteer ons!

Meer weten over evenementen bij Greenhouse?

Dat kan! Het enige wat jij hoeft te doen, is even contact met ons opnemen. Vertel ons vervolgens alles over het evenement dat jij in je hoofd hebt, zodat we samen op zoek kunnen gaan naar dé perfecte evenementenruimte. En dan… plannen maar!

Het atrium in Greenhouse BXL
Greenhouse Café
GHA
Het terras van Greenhouse BXL